Qu'est-ce qu'un syndic et comment trouver le bon ?
Le rôle d'un syndic est de veiller à la bonne gestion d'une copropriété. "Le syndic gère la copropriété. C’est-à-dire qu'il tient la comptabilité pour pouvoir payer les factures et assurer le bon entretien de l’immeuble. Il organise les différents travaux nécessaires à l’entretien, la conservation et l’amélioration de l’ensemble. Mais il est aussi là pour défendre la copropriété en justice si nécessaire (charges impayées, travaux sans autorisation, malfaçons...). Le rôle du Syndic est à la foi d’être le maire du village et le pompier" assure César, responsable de syndics de copropriété.
"Indisponibles", "absents", "trop chers", "incompétents voire malhonnêtes", voila souvent ce que l'on entend lorsque des copropriétaires parlent de leur syndic. Cependant, encore très peu de copropriétaires changent de syndics, persuadés que trouver le bon syndic est une mission impossible. Néanmoins avec la loi ALUR et l'apparition de nouveaux types de syndics et en prenant quelques précautions, il est possible de trouver son bonheur.
Rappel : Qu'est-ce qu'un conseil syndical ?
Il s'agit d'un relais entre le syndic et les copropriétaires. Il a pour mission de donner son avis au syndic sur toute question concernant le syndicat des copropriétaires et sa gestion. Le conseil syndical épaule le syndic pour préparer l'assemblée générale, our les travaux ou les marchés dont le montant dépasse un seuil fixé par l'assemblée générale (en effet, le syndic doit obligatoirement demander l'avis du conseil) et lorsque des travaux sont à réaliser d'urgence. Pour cela, le conseil syndical dispose de moyens d'investigation et peut se faire communiquer toutes pièces, documents et registres se rapportant à la gestion du syndic et, d'une manière générale, à l'administration de la copropriété.
C'est le règlement de copropriété qui détermine les règles de fonctionnement du conseil syndical : il fixe le nombre de représentants qui doivent y siéger, les modalités de convocation et de tenue des réunions, les règles de majorité, etc. La nomination d'un conseil syndical est en principe obligatoire, sauf si l'assemblée générale y renonce. Les membres du conseil syndical sont élus par les copropriétaires lors de l'assemblée générale de copropriété.Tout copropriétaire peut proposer sa candidature, qu'il soit propriétaire en pleine propriété ou nu-propriétaire du bien.Les membres du conseil syndical sont nommés pour une durée maximale de trois ans. Les conseillers syndicaux peuvent cependant être réélus. Chaque membre est donc éligible autant de fois qu'il se présente pour un nouveau mandat.
Syndic professionnel, bénévole, en ligne ou de co-gestion ? Comment choisir le bon syndic ?
Les syndics professionnels
On en dénombre environ 12 000 en France. Leur profils sont très différents. Il peut s'agir d'indépendants, de cabinets spécialisés ou encore de groupes détenus par des fonds d'investissements ou des banques. Toutefois, ils doivent tous nécessairement détenir une carte professionnelle ainsi qu'une assurance responsabilité civile pour pouvoir exercer. Ils sont en règle générale plus cher que les autres types de syndics.
Les syndics bénévoles
C'est lorsque les copropriétaires désignent l'un d'entre eux comme étant le gestionnaire de la copropriété. La nomination d'un syndic bénévole permet alors en général de profiter d'une implication plus importante que celle d'un gestionnaire extérieur. Ce mode de gestion est davantage adapté aux petites copropriétés, comportant une majorité de propriétaires occupants et peu d'équipements collectifs. Les syndics bénévoles bénéficient des mêmes prérogatives et pouvoirs qu'un syndic professionnel. En revanche, ils ne sont pas nécessairement tenus de disposer d'une carte professionnelle ni de détenir une assurance responsabilité civile. Ils doivent cependant ouvrir un compte courant séparé et rédiger un contrat type fixant les modalités de leur rémunération (s'ils sont rémunérés).
Attention, devenir syndic bénévole permet de faire des économies mais exige certaines compétences et demande du temps.
⛔ Les propriétaires ne disposant que d'une cave ou d'un parking au sein d'une copropriété ne peuvent se présenter en tant que syndic bénévole.
Les syndics en ligne
Il s'agit d'un nouveau mode de gestion par écran interposé. A mi-chemin entre le syndic professionnel et le syndic bénévole, ce type de gestion s'adresse principalement aux petites copropriétés que les syndics traditionnels délaissent ou dissuadent par des forfaits de base trop élevés. Avec des honoraires débutant aux alentours de 100€ par lot et par an, ce choix peut être tentant. De plus, un syndic en ligne assure une transparence sans précédent : les copropriétaires ont un accès permanent aux documents et informations en ligne via leur espace client, ce qui facilite la gestion de leur copropriété.
Cependant, il faut savoir que ce type de gestion induit que le conseil syndical soit fortement mis à contribution. C'est notamment le cas pour les réceptions des demandes des copropriétaires ou lors des tenues des assemblées pour la rédaction du procès verbal par exemple. Ces types de syndics nécessitent donc des compétences et du temps en interne.
La co-gestion
Il s'agit d'un mix entre syndic professionnel et syndic non professionnel. Dans ce type de syndic, une partie des tâches comme la gestion des petits travaux par exemple est déléguée au conseil syndical.
Combien coûte un syndic ?
La loi ALUR, encadre désormais le coût des prestations d'un syndic en englobant une partie de celles-ci dans un forfait global annuel. La liste des prestations comprises dans le forfait annuel figure au sein de l'annexe 1 du décret n° 2015-342 du 26 mars 2015. Il s'agit des actes d'administration et de gestion courante de la copropriété (comptabilité, compte bancaire, tenue des archives...) ou des prestations relatives à l'entretien courant et à la maintenance (travaux, vérifications périodiques...), aux assurances (souscription, déclaration de sinistre, indemnisation...) ou à la tenue des assemblées générales (préparation, convocation, information des copropriétaires, etc...).
Voici l'amplitude d'honoraires forfaitaires acceptable par lot dans le cadre du contrat type selon l'ARC (L'Association des Responsables de Copropriétés) :
⚠️ Attention, il ne faut pas attendre l'assemblée générale appelée à désigner le nouveau syndic pour aborder le sujet de ses honoraires. Cela doit être fait en amont. En effet, les honoraires doivent avoir été négociés avant la réunion préparatoire de l'assemblée générale en présence du syndic.
⚠️Attention, il faut également être très vigilant sur le montant des honoraires pour le forfait global qui sont souvent gonflés ainsi que sur les tarifs des prestations hors forfait qui peuvent varier de plus de 25% entre différents syndics selon Le particulier immobilier.
Les travaux imprévus et la mise en concurrence
2 cas sont possibles :
- L’assemblée générale a fixé librement les modalités de mise en concurrence et a fixé le nombre de devis. Dans ce cas, ces modalités doivent impérativement être respectées.
- L'assemblée générale n’a rien voté de spécifique concernant les modalités de mise en concurrence hormis le montant du seuil à partir duquel il doit y avoir cette mise en concurrence. Dans cette seconde hypothèse, l’article 19-2 du décret de 1967, prévoit à nouveau 2 possibilités :
-
- soit le syndic demande aux entreprises en concurrence des devis
- soit un devis descriptif est établi, et il est soumis à l'évaluation d'entreprises mises en concurrence
⚠️ La Cour de Cassation a considéré que la mise en concurrence n’était pas obligatoire à partir du moment où aucune résolution n’avait été votée en assemblée générale fixant un seuil de mise en concurrence (Cass. 3e civ., 26 mars 2014, n° 13-10693).
⚠️Attention ! La Cour de cassation est venue apporter un nouvel éclairage dans l’arrêt qu’elle a rendu le 15 avril 2015 en affirmant qu’il n’était même pas nécessaire de fournir 2 devis différents pour respecter le principe de mise en concurrence si le seuil de mise en concurrence est respecté.
Si vous voulez être certains d’avoir le choix entre 2 ou 3 nouveaux devis en cas de mise en concurrence, il faudra prévoir lors de la prochaine assemblée générale de fixer non seulement le seuil de mise en concurrence, mais aussi les modalités de cette mise en concurrence.
Dans quel cas peut-on changer de syndic ?
- En cas de non-renouvellement lorsque le mandat du syndic actuel arrive à son terme;
- En cas de faute grave ou pour motif légitime, il est possible de révoquer le syndic;
- En cas de démission du syndic en place, cela peut être à la suite d'un décès ou d'un départ en retraite..
Les 10 points clés d'un contrat de syndic type
Les contrats de syndic sont maintenant régis par la loi ALUR qui instaure un contrat-type de syndic. Les contrats de syndic conclus ou renouvelés après le 1er juillet 2015, doivent alors être conformes à ce modèle type, et seules les prestations particulières énumérées dans le décret pourront faire l’objet d’une rémunération en complément du forfait au titre des actes de gestion courante. Cependant, bon nombre de syndics ne respectent pas ce contrat type. Voici les 10 points clés déterminés par ce contrat type sur lesquels il faut être vigilant :
La durée du contrat : les dates de début et de fin de contrat doivent être clairement indiquées.
Les tâches du syndic comprises dans un forfait de base : le contrat type comporte une liste non exhaustive d'exemples de prestations incluses dans le forfait. Y figurent notamment les tâches inhérentes à la tenue de l'assemblée générale, à la gestion des opérations financières et comptables, la déclaration des sinistres, la gestion du personnel.
L'établissement d'une fiche synthétique : sous peine de révocation, les syndics sont soumis à l'obligation d'établir une fiche synthétique regroupant les données financières et techniques de la copropriété. Cela relève de la gestion courante et ne doit pas être facturé en dehors du forfait. Le syndic doit établir lui même la pénalité qu'il risque en cas de remise tardive de cette fiche aux copropriétaires en faisant la demande. Elle doit contenir l'identification de la copropriété, l'identité du syndic, l'organisation juridique, les caractéristiques techniques de la copro, les équipements et les caractéristiques financières. Cette fiche deviendra obligatoire pour TOUTES les copropriétés peu importe leur taille à partir du 31 décembre 2018 (elle était déjà obligatoire pour les copropriétés de plus de 50 lots) .
La limitation des prestations facturées en supplément : les prestations susceptibles d'ouvrir droit à une rémunération supplémentaire sont désormais énumérées dans le contrat type. Il s'agit notamment des réunions et visites non prévues, les études techniques, l'établissement ou la modification du règlement de copropriété, la reprise de la comptabilité...
Les rallonges forfaitaires encadrées : seules les prestations strictement énumérées dans une liste du contrat peuvent autoriser le syndic à demander une rallonge auprès des copropriétaires. Toutes les autres prestations sont normalement comprises dans le forfait.
La possibilité de démissionner : le contrat oblige désormais tout syndic souhaitant démissionner d'assurer un préavis de 3 mois. Avec cela, le chantage à la démission de la part du syndic n'est plus possible.
L'interdiction des rémunérations indirectes : un syndic professionnel ne peut recevoir aucune autre rémunération que celle prévue par le contrat.
La possibilité d'exclure certaines missions du forfait : les copropriétaires peuvent décider de dispenser le syndic de certaines missions ou de les confier à une société externe. C'est notamment le cas de la mise en place d'un extranet, la dispense d'ouverture de compte ou la gestion des archives de la copropriété.
Frais à la charge de copropriétaires concernés : certaines prestations peuvent être facturées directement au copropriétaire concerné qui en est à l'origine. C'est notamment le cas des frais de relance ou de mise en demeure.
Prestations optionnelles pouvant être incluses dans le forfait : la présence du syndic aux réunions du conseil syndical n'est pas obligatoire, et ne figure pas dans le forfait de base. En revanche il est possible d'en demander l'ajout (au forfait de base).
Découvrez le décret n° 2015-342 du 26 mars 2015 définissant le contrat type de syndic de copropriété et les prestations particulières, prévues à l'article 18-1 A de la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965 modifiée fixant le statut de la copropriété des immeubles bâtis.
Les conseils d'Horiz.io pour ne pas se tromper de syndic
Voici une liste de conseils à suivre pour faire le bon choix de syndic :
- Faites jouer la concurrence : demandez des devis auprès de différents syndic et analysez les différences en fonction des prestations comprises dans le forfait ou non.
- Réalisez une fiche d'identité de la copropriété : cela permettra de sécuriser la compréhension au niveau des différentes charges et des éventuels travaux.
- Elaborez un cahier des charges précis avant de réaliser l'appel d'offre.
- Investissez-vous si cela est possible : cela vous permettra d'influer sur les choix et possiblement d'économiser de l'argent.
- Pensez au courtier en syndic : il peut également vous permettre de gagner de l'argent et du temps.
💡Petite astuce : pour inciter votre syndic à être réactif, signez-lui un contrat d'un an. Cela vous permettra de le "tester".
La loi ELAN et les copropriétés : quelles modifications ?
La loi ELAN prévoit de modifier la gestion des copropriétés actuelles. D'ici 2020 ou 2021, c'est la gestion d'environ 8 millions de copropriétés qui va être chamboulée. De nouvelles mesures visant à améliorer la gestion des immeubles et à prévenir les contentieux doivent être appliquées. Le projet de loi ELAN, et plus particulièrement son article 60, autorise le Gouvernement à légiférer par ordonnance pour codifier et revoir les règles de gouvernance des copropriétés. Il s'agirait alors de donner plus de pouvoir aux conseils syndicaux en ce qui concerne notamment les travaux,. Ceci faciliterait par exemple la mise en place de travaux visant à la rénovation énergétique des bâtiments. Le projet de loi ELAN prévoit aussi une modification de la partie législative du code de la copropriété. Cela permettrait de rendre plus intelligible, lisible et accessible le statut de copropriété. Une autre piste de modification a été évoquée concernant les "grosses" copropriétés (c'est à dire de plus de 100 lots ou composées uniquement de bureaux et commerces). Il s'agit de la mise en place de conseil d'administration. Ce dernier serait élu pour 3 ans renouvelables par l'assemblée général. Il serait alors habilité à prendre les décisions relatives aux travaux.
