Facture de loyer : définition
Pendant un bail, il est possible que votre locataire vous demande une facture de loyer. Il est tout à fait normal de ne pas savoir à quoi cela correspond ou encore quelle est sa valeur juridique. Nous vous expliquons tout : définition, obligation, quand l’envoyer et avec quoi ne pas la confondre.
Qu’est ce qu’une facture de loyer ?
Une facture de loyer (ou quittance de loyer) est un document écrit dans lequel vous reconnaissez avoir reçu le paiement du loyer et des charges par votre locataire. Les montants doivent être clairement et distinctement annoncés.
Généralement, cette facture sert de document administratif (justificatif de domicile) pour votre locataire. Elle peut également lui servir de protection face à un éventuel litige avec vous.
Facture de loyer : obligatoire ?
En tant que propriétaire, vous n’avez aucune obligation légale sur l’envoi de cette lettre. Cependant, si votre locataire vous la réclame, alors la facture de loyer est obligatoire. Vous devez impérativement lui donner le document.
Quand envoyer ma facture de loyer ?
Il n’y a pas de règle précise concernant l’envoi de la facture de loyer. Si c’est tous les mois, vous pouvez l’envoyer à la même date, tout comme à des dates différentes. Vous pouvez également décider de l’envoyer dès réception du chèque ou virement de votre locataire. Il n’ y aucune obligation légale à partir du moment où la facture est envoyée.
Différence entre facture et reçu
Attention, ne confondez pas facture de loyer et reçu !
Comme nous l’avons vu dans la définition de la facture de loyer, celle-ci concerne le paiement intégral du loyer et des charges.
Le reçu, lui, peut être donné au locataire quand celui-ci n'a payé que partiellement le montant du loyer.
Attention : à ne pas confondre non plus avec un appel de loyer.
Modèle facture de loyer gratuit : forme et contenu
Maintenant que vous savez à quoi correspond une facture de loyer gratuit, il est temps de savoir comment elle se présente.
Comment remplir ma facture de loyer
La facture de loyer est obligatoire à partir du moment où votre locataire la demande. Cependant, pour qu’elle ait une véritable valeur légale, votre facture doit comporter certains éléments :
- Nom & Prénom du locataire
- Mois & année du loyer concerné
- Adresse du bien
- Montant du loyer, charges & date de paiement
- Date de la rédaction
- Signature du propriétaire
Sans ces éléments, votre facture de loyer n’est pas valable.
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Si la facture doit contenir certaines informations précises, vous êtes libre sur la rédaction de celle-ci. Elle peut d’ailleurs être envoyée par mail si le locataire en fait la demande. Il est parfois plus simple de se projeter avec un modèle.
Recevoir une demande de facture de loyer
Si votre locataire vous envoie une demande de facture de loyer, vous devez savoir quelles sont les modalités auxquelles il doit se tenir, mais également ce que vous risquez si vous refusez de lui donner.
Les modalités d’envoi d’une facture de loyer
Comme vu dans la définition d’une facture de loyer, ce document peut servir de justificatif administratif pour votre locataire.
Si votre locataire vous fait une demande, il doit se tenir à des obligations. Sinon, sa demande ne sera pas conforme à la loi.
Voici les informations que sa demande doit contenir :
- Paiement du loyer (chèque ou attestation de virement)
- Mois & année du loyer concerné
- “Je vous prie de bien vouloir m’envoyer gratuitement à l’avenir une quittance de loyer pour chaque paiement que j’effectuerai. Elle devra distinguer le loyer et les charges, comme la loi le prévoit (loi n° 89-462 du 6 juillet 1989, article 21)”
- Lieu, date & signature du locataire
- “Je vous autorise à procéder à la transmission dématérialisée de cette quittance [adresse email du locataire]” : si le locataire souhaite recevoir la facture par mail
Attention : vous n’avez pas le droit de facturer une facture de loyer. Cela fait partie des clauses abusives d’un bail.
Quelles conséquences si je refuse de donner la facture de loyer ?
Si vous refusez de donner la facture de loyer à votre locataire malgré le paiement du loyer, vous ferez face à différentes situations.
Sachez que ce refus peut être considéré comme une faute devant la loi. Votre locataire peut alors demander des dommages et intérêts.
Si vous refusez toujours, vous pouvez recevoir une lettre de mise en cause. C’est une lettre qui se veut conciliante pour mettre fin au litige entre vous et votre locataire. Vous disposez de 8 jours pour y répondre.
Si vous ne donnez toujours pas suite à la lettre ou refusez encore, alors des poursuites plus graves sont possibles comme une mise en demeure.
