Tout sur l'état des lieux et les dégradations possibles

Qu’est-ce qu’un état des lieux ?

C’est un document qui reprend de manière détaillée l'état général de l’appartement, pièce par pièce. Il est souvent rempli par les deux parties, le locataire et le bailleur, au fur et à mesure de la visite du bien.

Ainsi, l’état des lieux d’entrée pourra être comparé à l’état des lieux de sortie, afin de voir si le locataire a bien rempli ses obligations en matière d’entretien et de réparations qui lui sont dues. Cela évite aussi à certains propriétaires d’abuser en prenant de l’argent sur des dégradations qui existaient déjà. En effet, certains bailleurs ou agences peuvent être de mauvaise foi concernant les états des lieux, qui deviennent alors une vraie source de revenus. 

Que doit comporter l’état des lieux ?

L’état des lieux doit contenir certaines informations importantes, et au moins :

• Le type d’état des lieux (entrée, sortie),
• La date de réalisation de l’état des lieux,
• L’adresse exacte du logement,
• Le nom ou dénomination du locataire et du bailleur, ainsi que le domicile (ou siège social) du bailleur,
• Si vous passez par une agence par exemple, le nom et adresse de la personne mandatée pour faire l’état des lieux,
• Si possible, les relevés des compteurs (eau et énergie),
• Le nombre de clés données au locataire, avec le détail des accès (boîte aux lettres, porte d’entrée de l’immeuble, accès privatifs, accès communs, etc.),
• La signature des deux parties.

Enfin, pour chaque pièce, l’état des lieux doit comporter : 

• La description précise et complète des sols, murs et plafonds, des équipements du logement,
• Des remarques complémentaires si besoin, des réserves et éventuellement des photos (à notre époque, très pratiques à faire avec nos smartphones !).

Le mieux pour ne pas vous tromper et ne rien oublier, c’est d'utiliser notre modèle d’état des lieux d’entrée et de sortie en ligne pour vos contrats en location ou en colocation. Pour ce faire, rendez-vous dans :

• notre module de Gestion (dans la section "Locataires") 
• Si vous avez entrer un locataire avec une date d'entrée future le bouton "état des lieux d'entrée" ce met directement sous son nom. 
• Sinon vous cliquez sur les 3 petit point à droite du locataire, puis générer un document, vous pourrez alors choisir  « état des lieux d’entrée ou état des lieux de sortie ». Celui-se fera directement au nom de votre locataire.
• Vous pouvez également trouver des modèles vierges depuis l'onglet "Documents". 

Comme indiqué ci-dessous :

Cela vous évite des oublis.

L’état des lieux doit obligatoirement être joint au bail.

Attention, l’état des lieux ne concerne pas directement les meubles et appareils d’un meublé. Le cas échéant, un inventaire précis des équipements et de leurs états doit être annexé au bail et c’est ce document qui sera utile légalement en cas de dégradation de meubles ou équipements de l’appartement.

L'inventaire peut être créer directement en ligne depuis le module de gestion d'Horiz.io.

Peut-on compléter ou émettre des réserves sur un état des lieux ?

Il convient de savoir que le locataire peut compléter ou ajouter des réserves ou annotations sur l’état des lieux, même après signature de celui-ci.

Cela est en effet logique, car il peut constater des défauts une fois dans l’appartement à y vivre, « invisibles » au départ, comme une prise électrique qui ne fonctionne pas, une étagère cassée dans un placard, etc.

Pour prévenir le bailleur, et pour que tout soit en règle afin d’éviter tout litige plus tard, le locataire devra envoyer ses remarques par lettre recommandée avec accusé de réception.

À ce sujet, la loi Alur-Duflot autorise un délai de 10 jours dans lequel le locataire peut rectifier l’état des lieux d’entrée, et par ailleurs, il y a une possibilité d’ajouter des réserves concernant le chauffage lors du premier mois de chauffe, si le locataire s’aperçoit qu’il ne fonctionne pas. En effet, si un locataire aménage en août, il ne testera probablement pas le chauffage dans les 10 jours suivant l’aménagement. Ainsi, il y a une tolérance suite à l’allumage du chauffage qui peut se faire des mois après selon la saison.

Qui paie l’état des lieux ?

Concernant l’état des lieux d’entrée, le bailleur prend à sa charge l’état des lieux et peut demander une participation à son locataire, mais attention, le prix est encadré par la règlementation : la part du locataire est plafonnée à 3 euros par mètre carré de surface habitable et ne peut excéder celle du bailleur ! 

Par exemple, je loue un appartement de 43 mètres carrés à Bordeaux.

Si l’état des lieux est facturé au propriétaire par l’agence 300€, les frais à la charge du locataire ne peuvent pas excéder 129€ (3€ x 43m2).

Si l’état des lieux coûte 200€ au total, le locataire ne paiera que 100€, puisqu’il est interdit qu’il paie plus que le bailleur. Le cas échéant, l’état des lieux est donc plafonné et la règle des 3€ le mètre carré ne s’applique pas.

L’état des lieux de sortie est exclusivement à la charge du bailleur, contrairement à l’état des lieux d’entrée, notamment en cas d’intervention d’un agent immobilier.

 S’il y a recours à un huissier de justice en cas de désaccord entre les deux parties concernant l'état de l'appartement, les frais peuvent alors être partagés entre le locataire et le propriétaire. La décision de l’huissier sera imposée en cas de litige et ne pourra pas être contestée, l’huissier étant un officier public assermenté. Les parties seront prévenues par lettre recommandée avec accusé de réception de sa venue (souvent demandée par une des parties).

Voici les frais demandés par l’huissier en cas de déplacement pour un constat locatif, calculés en fonction de la surface du logement (Source, Service Public). 

Comment savoir si le locataire ou le propriétaire doit payer ?

Dans un contrat de location et pour savoir qui paie quoi (locataire, bailleur) en termes de réparations, la règle « générale » est que le propriétaire doit payer les « gros travaux » importants et ceux liés à la vétusté (qui ne pourront donc pas être décomptés de l’état des lieux), mais tout ce qui est « entretien » quotidien, comme les joints, les canalisations avec les mauvaises odeurs, etc. est à la charge du locataire.

Découvrez notre article pour savoir exactement qui, du locataire ou du propriétaire, paie quoi. En effet, il est nécessaire de connaître ces infos avant tout état des lieux !

À retenir et ce qu’il ne faut surtout pas oublier sur l’état des lieux

Pour résumer, pour l’état des lieux « global », soyez attentif : 

• aux murs,
• aux plafonds,
• aux sols,
• aux portes,
• aux fenêtres,
• aux volets.

Pour les équipements, regardez précisément : 

• les équipements électriques (prises, interrupteurs, etc.),
• les installations de plomberie (canalisations, gaz, chauffage, robinetterie, etc.),
• les menuiseries (placards, moulures, plinthes). 

État des lieux et dépôt de garantie

Si l’état des lieux de sortie est conforme à l’état des lieux d’entrée, le propriétaire a un mois pour restituer le dépôt de garantie. En cas de retard, légalement, ce dépôt de garantie peut être majoré d’une somme d’environ 10% du loyer, sauf si le retard est dû au fait que le locataire n’ait pas communiqué sa nouvelle adresse pour l’envoi d’un chèque par exemple. Nous parlerons ensuite de manière plus détaillée du dépôt de garantie. 

Si l'état des lieux n'est pas conforme, alors il convient de définir la nature des dégradations. 

En effet, lorsque l'on loue un appartement, l'une des plus grandes craintes que l'on peut avoir est que le locataire dégrade votre bien ou votre mobilier. Il convient de savoir que tout locataire est responsable de l'entretien du logement qu'il loue.

Néanmoins, afin de déterminer la responsabilité de celui-ci, il convient de déterminer l'origine de cette dégradation : négligence, usure ou cas de force majeure. Par la suite, il conviendra de définir comment réagir en cas de dégradations du logement par votre locataire et comment faire en sorte qu'il paie les travaux de réparations locatives qui lui incombent. 

Définir la nature des dégradations

Selon l’article 7c de la loi du 6 juillet 1989 : « Le locataire est obligé de répondre des dégradations et pertes qui surviennent pendant la durée du contrat dans les locaux dont il a la jouissance exclusive, à moins qu’il ne prouve qu’elles ont eu lieu par cas de force majeure, par la faute du bailleur, ou par le fait d’un tiers qu’il n’a pas introduit dans le logement. » 

Les dégradations par négligence 

Les dégradations par négligence correspondent aux dégradations d'un logement liées à un mauvais entretien volontaire ou non du logement. En effet, le locataire est tenu de procéder aux travaux et réparations locatives pendant toute la durée du bail. On considère donc des dégradations par négligence si elles résultent d'un défaut d'entretien ou un manque de soin de la part du locataire.

Le coût des dégradations sera donc à sa charge.

Ces dégradations peuvent être de natures diverses, comme : 

• trou ou tache sur les murs,
• tapisserie arrachée, 
• fenêtre cassée,
• porte enfoncée,
• moquette brûlée,
• parquet abîmé, etc.

Le locataire est alors responsable des dégradations même dans le cas d'une sous-location à autrui. 

Pour être exonéré de sa responsabilité, le locataire doit alors prouver que les dégradations ne lui sont pas imputables dans le cas d'une faute commise par le propriétaire ou d'une grosse réparation lui incombant par exemple.

Les dégradations par usure 

Également appelés dégradations par vétusté, ces dommages restent à la charge du propriétaire. 

Pour éviter tout malentendu, il est préférable de convenir d'une grille de vétusté dès la signature du contrat de bail qui indique l'état général du logement et du mobilier.

Avec Horiz.io, vous pouvez retrouver cela directement depuis les informations de votre locataire comme expliqué plus haut. 

Les dégradations par cas de force majeure

Les dégradations par cas de force majeure sont plus rares, elles peuvent survenir en cas de catastrophes naturelles. C'est le cas par exemple si des vents violents lors d'une tempête dégradent quelque chose. 

Bon à savoir : pour des dégradations occasionnées par un cambrioleur, les réparations ne sont pas à la charge du locataire. C'est cependant à lui de se retourner vers son assureur qui lui indiquera alors les démarches à effectuer. 

Que faire en cas de dégradations ?

Nous parlerons ici des dégradations dont le locataire est responsable. Votre locataire décide de quitter votre logement et lors de l'état des lieux de sortie vous découvrez des problèmes.

Le dépôt de garantie 

Comme nous l'avons évoqué plus haut, le dépôt de garantie est essentiel lors de la signature du bail.

Bon à savoir : le bailleur est tenu de restituer le dépôt de garantie au locataire. Il dispose pour ce faire d’un mois à compter de la remise des clés si l’état des lieux de sortie est conforme à l’état des lieux d’entrée, et de deux mois s’il existe des différences (article 22 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989). Pour rappel, le locataire doit indiquer sa nouvelle adresse au bailleur. 

Attention, comme nous le disions, à défaut de restitution dans le délai légal, le montant devant être restitué est majoré de 10% du loyer mensuel hors charges par mois de retard.

En cas de dégradations deux situations sont possibles : 

1. Soit le montant du dépôt de garantie en votre possession couvre tous les dommages. Aucun problème, il vous suffit de retenir le montant des dégradations du dépôt de garantie et de rendre le restant à votre locataire.
2. Soit les dégradations sont tellement importantes que le montant du dépôt de garantie n’y suffira pas et cela devient plus compliqué. Dans un premier temps vous pourrez retenir 100% du dépôt de garantie. Il faut savoir que vous êtes alors dans votre droit, même si votre locataire peut contester cette retenue par la suite. La première chose que vous devrez faire, pour expliquer la retenue effectuée sur son dépôt de garantie, est d’envoyer à votre locataire une lettre explicative. Vous pouvez compléter cette lettre en lui fournissant des justificatifs (comme des photos ou vidéos). Si vous avez des photos de l'état avant et après son passage (ce que nous vous conseillons de faire), cela peut être également intéressants de les joindre. N'oubliez pas de garder une copie de cette lettre, que vous pouvez aussi envoyer en recommandé avec accusé de réception. 

La mise en demeure 

Par la suite, il convient de définir le montant exacte des dégradations à la charge du locataire.

Vous pourrez ensuite lui envoyer une mise en demeure qui détaillera la part du coût des travaux réalisés non-couverte par le montant du dépôt de garantie et qui devra faire l’objet d’un remboursement de sa part. Il est préférable de l'envoyer par lettre recommandé. 

Il convient d'ajouter à votre lettre des preuves comme des devis ou des factures justifiant le coût demandé. Si votre locataire avait une caution, envoyez-lui aussi cette mise en demeure, en lui demandant le remboursement du complément dû après la retenue effectuée sur le dépôt de garantie. 

Vous pouvez également envoyé cela au(x) garant(s) de votre locataire, s'il en a. 

L'assurance 

Si vous avez souscrit une assurance loyer impayé, regardez si cette dernière vous couvre également contre les dégradations dans votre logement. Vous pourrez alors faire jouer votre assurance.

Cependant, vous devrez faire attention à bien suivre toutes les démarches nécessaires au remboursement du montant des travaux. Respectez, notamment, les délais pour les déclarations.

Le conciliateur 

En cas de conflit avec votre locataire, vous pouvez également saisir par lettre recommandée avec accusé de réception la Commission départementale de conciliation ou un conciliateur de justice. Dans cette lettre vous devrez indiquer votre nom, qualité et adresse, ceux de votre avocat éventuel, ceux du locataire, ainsi que l’objet du litige.

Le Tribunal d'Instance 

Il s'agit un peu du dernier recours. Vous devez alors saisir le tribunal d'Instance de la commune  où se situe votre logement loué. La saisie du Tribunal d’instance se fait par une déclaration au greffe de ce même Tribunal.

Vous avez encore un doute ?

Comme nous l’avons indiqué plus haut, le mieux pour ne rien oublier et ne pas vous tromper est d'utiliser le modèle d’état des lieux disponible dans notre module de gestion. 

Vous avez des problèmes avec vos locataires ? Vous n'êtes pas sûr de ce que vous devez faire ? Faites le bon choix en faisant appel à un expert juridique qui vous apportera une réponse personnalisée quant à vos doutes ou questions. En amont, pensez aussi à un expert spécialisé en syndic par exemple, qui vous aidera largement pour vérifier votre état des lieux et voir si tous les points importants y sont mentionnés.